Términos y Condiciones de ACTIVA — incluye Anexos A/B

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Términos y Condiciones
Reglas de Negocio
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LEGAL
Términos y Condiciones
de ACTIVA

Membresías para personas vinculadas a empresas y asociaciones participantes

Versión 2026-10-09
Fecha prevista, sujeta a aprobación: 1 de noviembre de 2026
Borrador en revisión
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Borrador para revisión. Incorpora las decisiones de ACTIVA sobre fotografía opcional y privacidad. Los campos resaltados requieren confirmación antes de aprobar esta versión y utilizarla para recabar aceptaciones. Los plazos de conservación y eliminación requieren validación técnica antes de su entrada en vigor. La fecha de entrada en vigor está sujeta a esa aprobación.

[…]
Los valores resaltados están pendientes de confirmación.

CONTENIDO
Lo esencial
Datos clave
1
Quiénes somos
2
Qué ofrece ACTIVA
3
Quién puede registrarse
4
Si pierde la elegibilidad o termina el convenio
5
Planes y precio total
6
Pago y factura electrónica
7
Ciclos y créditos
8
Renovación y cancelación
9
Derecho de retracto
10
Pausa de la membresía
11
Reservas, cancelaciones y ausencias
12
Cancelaciones del Centro e incidencias
13
Identidad y fotografía de verificación
14
Conducta y uso seguro
15
Reembolsos
16
Después del piloto
17
Solicitudes y reclamos
18
Datos personales
19
Responsabilidades
20
Aceptación, versiones y ley aplicable
A
Aviso de Privacidad
B
Autorización de fotografía de perfil opcional
VER TAMBIÉN
Reglas de Negocio
→
Lo esencial
Qué es. Acceso a una red de gimnasios y centros de bienestar mediante créditos, para personas habilitadas por el convenio de su empresa o asociación.
Quién paga. Usted paga el 100% de su membresía directamente a ACTIVA. No hay permanencia mínima.
Renovación. Su membresía se renueva automáticamente cada mes. Le avisamos antes de cada cobro y puede cancelar cuando quiera.
Retracto. Puede desistir de su compra dentro de los ocho días hábiles siguientes, sin dar explicaciones.
Ciclo pagado protegido. Si pierde su elegibilidad o termina el convenio, conserva su acceso hasta el final del ciclo que ya pagó.
Foto opcional. Puede usar ACTIVA sin subir una fotografía. En ese caso, presenta su QR o código temporal y muestra su identificación en recepción, sin que se fotografíe ni se guarde copia.
Sus derechos. Nada en estos términos limita sus derechos como consumidor bajo la Ley 7472.

Este resumen facilita la lectura. Las reglas completas están en los términos que siguen.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 01
Elegibilidad y protección del ciclo pagado
→
RN 04
Renovación, cancelación y avisos
→
RN 10
Retracto y devoluciones legales
→
RN 13
Versiones, incorporación y precedencia
→
Datos clave
A. PROVEEDOR
PROVEEDOR
3-102-971466 S.R.L., operadora de ACTIVA
CÉDULA JURÍDICA
3-102-971466
DOMICILIO
Cartago, La Unión, San Juan, Condominio Santa Lucía, casa número cuarenta y ocho, Costa Rica
ATENCIÓN Y RECLAMOS
soporte@4ctiva.com · soporte dentro de la aplicación · +506 7291 6960
B. PLANES Y PRECIOS
PLAN	BASE MENSUAL	IVA 13%	TOTAL MENSUAL	CRÉDITOS POR CICLO
Básica	₡29.900	₡3.887	₡33.787	6
Plus	₡59.900	₡7.787	₡67.687	14

El precio que usted paga es siempre el total mensual con IVA incluido. La aplicación muestra el precio vigente antes de cada compra o renovación.

Términos
1. Quiénes somos
1.1

ACTIVA es operada por 3-102-971466 S.R.L., que es el proveedor de su membresía. Sus datos de identificación y contacto están en los Datos Clave.

1.2

Usted puede comunicarse con nosotros para consultas, solicitudes y reclamos por el soporte de la aplicación, por soporte@4ctiva.com o al +506 7291 6960.

2. Qué ofrece ACTIVA
2.1

ACTIVA le da acceso a una red de gimnasios, estudios y centros de bienestar (los Centros Afiliados) mediante una membresía y créditos.

2.2

ACTIVA administra la plataforma, su membresía, el cobro, la facturación y el soporte. Cada Centro Afiliado presta directamente las actividades en sus instalaciones.

2.3

El servicio no está abierto al público general. Solo pueden contratarlo las personas habilitadas por un convenio vigente con su empresa o asociación.

3. Quién puede registrarse
3.1

Para registrarse, usted debe tener dieciocho años cumplidos y cumplir la condición habilitante que defina el convenio vigente con su empresa o asociación.

3.2

En los convenios con asociaciones solidaristas, como ASDECITI, debe ser una persona asociada activa. Ser empleado de la empresa vinculada no basta por sí solo.

3.3

Su empresa o asociación promueve el acceso y confirma su elegibilidad. Usted paga el 100% de su membresía directamente a ACTIVA. El convenio no implica gratuidad, subsidio ni descuento de planilla.

3.4

Su empresa o asociación no acepta estos términos ni autoriza cobros en su nombre. La asociación y la empresa vinculada son entidades distintas.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 01
Elegibilidad y protección del ciclo pagado
→
4. Si pierde la elegibilidad o termina el convenio
4.1

Su ciclo pagado está protegido. Si usted pierde su condición habilitante durante un ciclo ya pagado, conserva su acceso y sus créditos restantes hasta el vencimiento de ese ciclo, con las demás reglas del plan. ACTIVA detiene las renovaciones siguientes.

4.2

La misma protección aplica si termina el convenio entre ACTIVA y su empresa o asociación.

4.3

Como el servicio pagado se mantiene, la pérdida ordinaria de elegibilidad no genera un reembolso automático.

4.4

ACTIVA puede aplicar restricciones justificadas por fraude, suplantación, riesgo de seguridad u otros incumplimientos, conforme a la sección 14 y a la ley.

4.5

Si ACTIVA no puede mantener el servicio comprometido, le ofrece el remedio que corresponda conforme a la ley, incluida la devolución proporcional del período no disfrutado.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 01
Elegibilidad y protección del ciclo pagado
→
5. Planes y precio total
5.1

Antes de contratar, la aplicación le muestra el plan, el precio total con IVA, los créditos, los servicios disponibles, los límites y el período de cobertura.

5.2

Los precios vigentes de esta versión están en los Datos Clave.

5.3

No hay permanencia mínima ni obligación de prepagar los dos meses del piloto. La primera compra cubre un ciclo mensual completo desde la fecha de inicio informada, sin prorrateo.

5.4

Lo que se le cobra coincide siempre con el total que usted aceptó. No se agregan comisiones ni cargos no informados.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 02
Compra, activación, pago y factura
→
6. Pago y factura electrónica
6.1

El pago se procesa mediante ONVO o el medio que ACTIVA le informe antes de contratar. Su membresía y sus créditos se activan una vez confirmado el pago.

6.2

ACTIVA no recibe los datos completos de su tarjeta. El procesador de pagos los administra, y ACTIVA solo conserva las referencias necesarias para gestionar su suscripción.

6.3

ACTIVA le envía la factura electrónica y la confirmación de su suscripción y pago. La factura identifica el plan, el período cubierto, la base, el IVA y el total.

6.4

Usted debe proporcionar datos de facturación correctos y un correo válido.

6.5

Una demora en la factura no autoriza un segundo cobro. Las devoluciones y correcciones se acompañan de los comprobantes fiscales que correspondan.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 02
Compra, activación, pago y factura
→
RN 03
Confirmación por correo y copias aceptadas
→
7. Ciclos y créditos
7.1

Cada ciclo comienza en la fecha informada antes del pago y termina el día anterior a la siguiente renovación, en hora de Costa Rica. Por ejemplo: del 15 de septiembre al 14 de octubre, con renovación el 15 de octubre.

7.2

Si el día de inicio no existe en un mes, se usa el último día de ese mes, y el día original se retoma cuando vuelva a existir.

7.3

Los créditos son personales, intransferibles y no tienen valor en efectivo. No se venden, comparten ni canjean por dinero.

7.4

Los créditos no usados vencen al final del ciclo y no se acumulan, salvo lo previsto para una pausa aprobada. Cada renovación pagada otorga los créditos del nuevo ciclo.

7.5

La aplicación le informa el costo en créditos y los límites de cada servicio antes de reservar o ingresar. Rige un máximo general de una visita por día, además de los límites por Centro, servicio o plan. Tener créditos no garantiza cupo en una actividad específica.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 06
Reservas y estados de créditos
→
RN 08
Reembolso voluntario: acceso y alcance
→
8. Renovación y cancelación
8.1

Renovación automática. Al registrarse y pagar, la renovación mensual automática queda activa, con la información y la autorización específica que se le presentan en el proceso de contratación. Usted puede desactivarla en cualquier momento desde Mi plan o solicitarlo a soporte.

8.2

Aviso antes de cada cobro. Con al menos diez días naturales de anticipación a cada renovación, ACTIVA le informa el precio total, las fechas del nuevo ciclo y la fecha del cobro.

8.3

Cancelar es simple. Usted puede desactivar la renovación en cualquier momento desde Mi plan o escribiendo a soporte@4ctiva.com, sin justificar el motivo ni pagar penalidad. Si lo hace antes del siguiente cobro, no se le cobrará.

8.4

Al cancelar la renovación, conserva su acceso hasta el final del ciclo ya pagado. La cancelación no implica por sí sola el reembolso de ese ciclo.

8.5

Si un pago de renovación es rechazado, no se activa un nuevo ciclo hasta que el pago se confirme. El rechazo no afecta el ciclo anterior pagado correctamente.

8.6

Cambios de precio o condiciones. ACTIVA le avisa con al menos treinta días naturales de anticipación a la renovación en que apliquen. Si no está de acuerdo, puede cancelar la renovación sin penalidad. Nunca se cambia el precio de un ciclo ya pagado.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 04
Renovación, cancelación y avisos
→
RN 09
Solicitud de reembolso: congelamiento, reservas y cierre
→
9. Derecho de retracto
9.1

Conforme al artículo 40 de la Ley 7472 y a su reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 37899-MEIC), que lo aplican al comercio electrónico, usted puede desistir de su compra dentro de los ocho días hábiles siguientes a la contratación, sin expresar el motivo y sin penalidad.

9.2

Para ejercerlo, basta solicitarlo desde la aplicación o a soporte@4ctiva.com.

9.3

ACTIVA le devuelve lo pagado, incluido el IVA, por el mismo medio de pago y dentro de los siete días hábiles siguientes a su solicitud, con el comprobante fiscal correspondiente, menos el valor proporcional de las visitas efectivamente realizadas en ese período. En el retracto no se retiene ningún cargo de activación ni de gestión.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 10
Retracto y devoluciones legales
→
10. Pausa de la membresía
10.1

Usted puede solicitar una pausa de un ciclo mensual una vez cada seis meses. La pausa comienza en la siguiente fecha de renovación, y la aplicación le muestra las fechas exactas y las reservas afectadas antes de confirmarla.

10.2

Durante la pausa no se cobra el ciclo suspendido, no se emiten créditos nuevos y no puede reservar ni ingresar.

10.3

La pausa no devuelve el importe del ciclo en curso. Sus créditos elegibles se conservan y restauran según lo que se le informe al confirmar la pausa.

10.4

Para reactivar con un nuevo ciclo pagado, se requiere confirmar el pago y mantener la elegibilidad.

11. Reservas, cancelaciones y ausencias
11.1

Al confirmar una reserva se retienen los créditos del servicio. Un ingreso válido los consume.

11.2

Cancelación a tiempo. Si cancela con al menos doce horas de anticipación para clases, o veinticuatro horas para citas o servicios individuales, sus créditos se liberan y quedan disponibles dentro de su vigencia. La aplicación le muestra el plazo antes de confirmar.

11.3

Cancelación tardía. Consume los créditos de la reserva, pero no cuenta como ausencia.

11.4

Ausencia. Si no se presenta a una reserva confirmada sin haberla cancelado, se consumen los créditos y se registra una ausencia. No se cobra ninguna multa en dinero.

11.5

La segunda ausencia dentro de treinta días genera una advertencia. La tercera genera una restricción de siete días para hacer nuevas reservas. La restricción no cancela sus reservas existentes.

11.6

Si considera que una ausencia o un consumo de créditos se registró por error, puede pedir su revisión a soporte.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 06
Reservas y estados de créditos
→
RN 07
Cancelaciones, ausencias y sanciones
→
12. Cancelaciones del Centro e incidencias
12.1

Si un Centro Afiliado cancela su reserva o no puede prestar un servicio confirmado por una causa atribuible al Centro, se le restituyen los créditos y no se registra una ausencia.

12.2

La restitución debe permitirle usar efectivamente el crédito. Si el vencimiento lo impide, soporte le ofrece una solución equivalente o el remedio que corresponda.

12.3

Los Centros administran sus horarios, cupos y reglas de seguridad. ACTIVA puede actualizar su red y le comunica los cambios relevantes. No se garantiza un Centro u horario específico de forma permanente, pero los cambios no eliminan sus derechos ante el incumplimiento de lo contratado.

12.4

La información del catálogo sobre sedes, servicios y amenidades complementa estos términos. Puede consultarla antes de reservar.

12.5

ACTIVA no puede sustituir por créditos, contra su voluntad, un reembolso que legalmente le corresponda.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 07
Cancelaciones, ausencias y sanciones
→
13. Identidad y fotografía de verificación
13.1

Su cuenta, reservas, códigos y créditos solo pueden ser usados por usted. El ingreso requiere validar su QR o código temporal personal vigente y verificar su identidad. No comparta sus códigos ni use capturas de pantalla para ingresar.

13.2

La fotografía de perfil es opcional. Si decide incorporarla, el personal autorizado del Centro la compara visualmente con usted durante la verificación de identidad. Si no tiene fotografía, presenta su QR o código temporal y muestra su identificación en recepción, sin que se fotografíe ni se guarde copia. ACTIVA no usa reconocimiento facial automatizado ni crea plantillas biométricas.

13.3

El consentimiento para la fotografía (Anexo B) es voluntario, específico y separado de la aceptación de estos términos. Se solicita mediante una opción desmarcada por defecto, y usted puede continuar sin fotografía.

13.4

No aportar una fotografía o retirar su consentimiento no impide registrarse, comprar, reservar, generar un QR o código temporal, ingresar ni renovar, siempre que se cumplan los demás requisitos del servicio. Agregar, sustituir o retirar la foto no modifica su decisión sobre renovación automática ni elimina una cancelación o restricción válida por otra causa.

13.5

Puede retirar su autorización y pedir la eliminación de la fotografía desde la aplicación o por soporte, o sustituirla por una nueva. La foto retirada o sustituida deja de mostrarse de inmediato y su archivo se elimina del almacenamiento activo en un máximo de cinco días hábiles. Los respaldos y la evidencia mínima de la autorización se tratan según los anexos A y B. Conserva el ingreso por la alternativa con identificación y los derechos de devolución de la sección 15.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 05
Fotografía, identidad y medios de ingreso
→
RN 12
Privacidad y límites de datos
→
14. Conducta y uso seguro
14.1

Usted se compromete a respetar las instrucciones razonables de seguridad, usar responsablemente las instalaciones y tratar con respeto al personal y a las demás personas.

14.2

Le corresponde valorar su capacidad para realizar cada actividad y buscar asesoramiento profesional cuando lo necesite.

14.3

Está prohibido compartir la cuenta, prestar el QR, suplantar identidad, alterar créditos, falsear comprobantes o interferir con el servicio.

14.4

ACTIVA puede investigar y restringir su acceso ante motivos razonables de fraude, seguridad o incumplimiento. Le informa el motivo y le ofrece una vía de revisión, salvo lo necesario para proteger una investigación o cumplir la ley.

14.5

Una restricción no permite cobrarle servicios futuros no autorizados ni negarle devoluciones obligatorias. Usted responde por los daños que legalmente le sean imputables, y no se presume su responsabilidad por desperfectos de un Centro.

15. Reembolsos
15.1

Sus derechos legales primero. Usted tiene derecho a devolución o reparación, sin necesidad de acreditar enfermedad o mudanza, en los casos de retracto (sección 9), cobros duplicados, indebidos o no autorizados, falta de prestación del servicio, incumplimiento y demás derechos irrenunciables. Estas solicitudes se resuelven conforme a la ley.

15.2

Reembolso voluntario. Además de lo anterior, usted puede solicitar un reembolso voluntario por cualquier motivo dentro de los primeros quince días naturales de su ciclo, contados en hora de Costa Rica. No se requieren certificados médicos, prueba de mudanza ni otra justificación. Se admite un reembolso voluntario por ciclo, sin que ello limite el retracto, las correcciones de cobros indebidos ni otras devoluciones legalmente obligatorias.

15.3

Cálculo. El reembolso se calcula sobre los créditos pagados que usted no haya utilizado, no sobre los días restantes del ciclo: se devuelve la parte del precio del ciclo, antes del IVA, que corresponde a esos créditos, menos un cargo de activación y gestión equivalente al 10% del precio completo del ciclo antes del IVA. Por ejemplo, con un precio de ₡100 antes del IVA y la mitad de los créditos pagados sin usar, se devuelven ₡50 − ₡10 = ₡40, más el IVA correspondiente. Los créditos de cortesía no generan devolución de dinero. Si el cálculo da un valor negativo, se devuelve cero y no se le cobra ninguna diferencia.

15.4

Durante la solicitud. Al presentar la solicitud se fija el saldo de créditos para el cálculo y se congelan todos sus créditos, pagados y de cortesía, que no puede usar mientras se resuelve. Se cancelan sus reservas futuras; si una reserva confirmada ya está dentro del plazo de cancelación tardía, sus créditos cuentan como utilizados.

15.5

La devolución se hace por el mismo medio de pago, en la moneda del cobro y dentro de los siete días hábiles siguientes a su solicitud. El IVA que se ajusta es el que se facturó originalmente sobre el importe devuelto, y la devolución se documenta con una nota de crédito electrónica vinculada a la factura original. ACTIVA le comunica el cálculo, los créditos considerados y el efecto sobre su acceso y reservas.

15.6

Una vez validada la solicitud se detienen las renovaciones futuras. Confirmado el reembolso, los saldos de créditos de la membresía quedan en cero y termina su acceso por ese ciclo. Los créditos de cortesía se pierden al confirmarse el reembolso.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 02
Compra, activación, pago y factura
→
RN 08
Reembolso voluntario: acceso y alcance
→
RN 09
Solicitud de reembolso: congelamiento, reservas y cierre
→
RN 10
Retracto y devoluciones legales
→
16. Después del piloto
16.1

El piloto inicial dura dos meses. Su finalización no cancela por sí sola su membresía, que continúa en las condiciones aceptadas, con pago íntegro por usted, mientras siga vigente el convenio habilitante y usted mantenga autorizada la renovación.

16.2

Si el convenio termina, aplica la protección del ciclo pagado de la sección 4.

16.3

El fin del piloto no activa ningún financiamiento de su empresa o asociación. Cualquier modalidad posterior requiere información y aceptación separadas. Usted siempre puede detener las renovaciones futuras.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 01
Elegibilidad y protección del ciclo pagado
→
17. Solicitudes y reclamos
17.1

Usted puede solicitar cancelaciones, devoluciones y correcciones desde la aplicación o en soporte@4ctiva.com, indicando la cuenta, el pago o la reserva y el motivo. ACTIVA registra el caso, le pide solo la información necesaria y le comunica su resolución y, si corresponde, el importe y el estado de la devolución.

17.2

Le recomendamos reportar las incidencias de reservas dentro de las setenta y dos horas y los problemas de cobro dentro de los treinta días posteriores al cargo. Son plazos administrativos para facilitar la revisión y no limitan sus derechos ni los plazos legales.

17.3

Si una función de la aplicación no permite presentar su caso, se recibe por el correo de soporte.

17.4

La aprobación de una devolución y su acreditación bancaria son pasos distintos. ACTIVA le informa el envío al procesador y la confirmación recibida, atiende las incidencias y cumple los plazos legales.

17.5

Autoridades. En cualquier momento, y sin necesidad de agotar este procedimiento, usted puede acudir a la Comisión Nacional del Consumidor del Ministerio de Economía, Industria y Comercio o a las demás autoridades administrativas y judiciales competentes.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 08
Reembolso voluntario: acceso y alcance
→
RN 09
Solicitud de reembolso: congelamiento, reservas y cierre
→
18. Datos personales
18.1

3-102-971466 S.R.L. trata los datos necesarios para el registro, la elegibilidad, la operación, los pagos, la facturación y la atención de solicitudes, conforme al Aviso de Privacidad (Anexo A) y a la Ley 8968. La fotografía es opcional y requiere autorización específica; aceptar los términos no autoriza su uso publicitario.

18.2

Su empresa o asociación puede comunicar a ACTIVA su nombre completo, número de identificación y datos de contacto para verificar su identidad y su condición habilitante. Esa verificación no autoriza a entregarle a la entidad su historial de visitas ni sus fotografías.

18.3

El Centro accede únicamente a los datos necesarios para validar y prestar el servicio; su personal autorizado puede consultar la foto solo si usted la ha aportado y autorizado. ONVO, la plataforma de facturación y los proveedores de infraestructura y envío de comunicaciones reciben los datos necesarios para sus funciones, conforme al Aviso de Privacidad.

18.4

Antes de que usted acepte, el Aviso de Privacidad le informa los destinatarios, el alojamiento de datos fuera de Costa Rica si lo hay, los plazos de conservación por finalidad y cómo ejercer sus derechos.

18.5

El plazo de cinco años para documentación fiscal no se aplica automáticamente a las fotografías ni a todos los datos de la cuenta.

18.6

Puede ejercer gratuitamente sus derechos de acceso, rectificación, retiro de consentimientos y supresión en soporte@4ctiva.com, según el procedimiento del Aviso de Privacidad. Retirar la autorización de fotografía no cancela su membresía ni la renovación autorizada.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 05
Fotografía, identidad y medios de ingreso
→
RN 12
Privacidad y límites de datos
→
19. Responsabilidades
19.1

ACTIVA responde por sus obligaciones como proveedor de la membresía y operador de la plataforma. Cada Centro Afiliado responde por sus actividades, instalaciones, personal y medidas de seguridad.

19.2

Reconocer los riesgos propios de una actividad no significa renunciar a reclamar por negligencia o incumplimiento.

19.3

Ninguna disposición de estos términos excluye la responsabilidad que la Ley 7472 impone a ACTIVA y a los Centros frente a usted, ni sus derechos irrenunciables como consumidor.

20. Aceptación, versiones y ley aplicable
20.1

Usted acepta expresamente la versión que se le presenta antes de contratar. ACTIVA conserva constancia de la versión, la fecha y la cuenta que la aceptó, le envía una copia a su correo y le permite consultar el texto en cualquier momento.

20.2

El consentimiento de fotografía, la autorización de renovación y cualquier otra autorización específica no se sustituyen por la aceptación general de estos términos. El uso de su imagen en publicidad requiere una autorización independiente para la campaña o evento identificado, solicitada cuando corresponda; no se incluye como condición del registro ni de la membresía.

20.3

Los cambios materiales se le comunican con la anticipación de la sección 8.6 y se someten a nueva aceptación cuando corresponda. Nunca se aplican retroactivamente para reducir sus derechos sobre un ciclo pagado.

20.4

Su empresa o asociación no acepta condiciones ni autoriza cobros en su nombre.

20.5

Estos términos se rigen por la legislación de Costa Rica y no limitan su acceso a las autoridades administrativas o judiciales competentes.

MÁS DETALLE EN LAS REGLAS DE NEGOCIO
RN 03
Confirmación por correo y copias aceptadas
→
RN 04
Renovación, cancelación y avisos
→
RN 05
Fotografía, identidad y medios de ingreso
→
RN 12
Privacidad y límites de datos
→
RN 13
Versiones, incorporación y precedencia
→
Anexos
Anexo A. Aviso de Privacidad

Este Aviso de Privacidad forma parte de los Términos y Condiciones y explica cómo se tratan sus datos al utilizar la plataforma ACTIVA, gestionar su membresía o comunicarse con nosotros sobre esos servicios. Los formularios de interés del sitio informativo quedan fuera del alcance de este aviso. Se aplica junto con la sección 18, la Ley N.° 8968 y su Reglamento. La autorización opcional de fotografía se desarrolla en el Anexo B.

A.1. Responsable y contacto. El responsable es 3-102-971466 S.R.L., cédula jurídica 3-102-971466, operadora de ACTIVA, con domicilio en Cartago, La Unión, San Juan, Condominio Santa Lucía, casa número cuarenta y ocho, Costa Rica. Para asuntos de privacidad puede escribir a soporte@4ctiva.com o utilizar el soporte de la aplicación. También puede comunicarse al +506 7291 6960.

A.2. Datos que usted proporciona. Se tratan su nombre, número de identificación, fecha de nacimiento para comprobar la mayoría de edad, datos de contacto, datos de cuenta y facturación, preferencias de membresía y la información necesaria que incluya en solicitudes a soporte. La fotografía de perfil se incorpora únicamente si usted decide aportarla y autorizar su uso. No envíe documentos, imágenes de terceros ni información sensible que no sean necesarios para su solicitud.

A.3. Datos de elegibilidad y uso. La empresa o asociación participante puede comunicar su nombre, identificación, datos de contacto y condición habilitante para verificar su elegibilidad conforme al convenio. ACTIVA registra el plan, ciclos, reservas, movimientos de créditos, ingresos, incidencias, solicitudes y referencias de pagos o devoluciones. También trata registros técnicos necesarios para seguridad y diagnóstico de errores, y conserva constancia de las versiones aceptadas y de las autorizaciones o retiros, vinculada a su cuenta, fecha y hora.

A.4. Para qué se utilizan. Estos datos permiten crear y proteger su cuenta, verificar elegibilidad e identidad, gestionar membresías y reservas, validar ingresos, administrar créditos, procesar pagos, emitir comprobantes, conciliar visitas con los Centros, enviar comunicaciones necesarias del servicio y atender solicitudes, reclamos y obligaciones legales. Los datos se limitan a lo necesario para cada finalidad. Los comprobantes y referencias de pago no equivalen a los datos completos de su tarjeta, que administra el procesador.

A.5. Datos necesarios y decisiones voluntarias. Antes de solicitar datos se indica cuáles son necesarios y para qué. Si no proporciona los datos indispensables para verificar su elegibilidad, contratar o facturar, puede no ser posible completar esa operación. La fotografía y la autorización publicitaria son voluntarias: negarse a ellas o retirar cualquiera de esas autorizaciones no impide registrarse, comprar, reservar, generar códigos, ingresar ni renovar, sujeto a los demás requisitos del servicio.

A.6. Identificación en los Centros. El ingreso utiliza un QR o código temporal personal y la verificación humana de identidad. Con foto autorizada, el personal la compara visualmente con usted. Sin foto, muestra su identificación en recepción: no se fotografía ni se guarda copia del documento dentro de este procedimiento. El Centro no copia, descarga, publica ni reutiliza su fotografía. ACTIVA no realiza reconocimiento facial automatizado, no genera plantillas faciales y no guarda fotografías de su rostro al escanear su código. La cámara de escaneo se utiliza para leer el QR.

A.7. Quién puede acceder. El personal autorizado de ACTIVA accede según sus funciones de operación y soporte. El Centro correspondiente recibe los datos necesarios para la reserva, validación y prestación del servicio, incluida la foto solo cuando esté autorizada. La empresa o asociación participa en la verificación de elegibilidad y no recibe su fotografía ni su historial individual de visitas. El contador y los proveedores reciben únicamente la información necesaria para sus funciones. Los requerimientos de autoridades se atienden cuando exista fundamento legal.

A.8. Proveedores y servicios. ONVO procesa los pagos. El contador utiliza Odoo para su gestión contable y la facturación que se coordine con ACTIVA. Supabase presta los servicios de datos, autenticación y almacenamiento de fotografías; Vercel aloja la aplicación; Resend envía comunicaciones de cuenta y del servicio, para lo que recibe el destinatario y el contenido necesario. Upstash participa en la prevención de abuso y Sentry en el diagnóstico de errores, con los datos técnicos necesarios para esas funciones. [Identificar al contador o firma que trata los datos y al operador y alojamiento de su instancia de Odoo, y confirmar el alcance de la integración de facturación.]

A.9. Alojamiento y acceso desde otros países. Los servicios tecnológicos implican almacenamiento o acceso fuera de Costa Rica. La región principal de un servicio no limita por sí sola todos sus registros técnicos, respaldos, accesos de soporte o distribución de contenido a ese lugar. Los encargados deben actuar conforme a las instrucciones y finalidades autorizadas, con obligaciones de confidencialidad, seguridad y eliminación; no se les autoriza a reutilizar las fotografías ni a entrenar modelos con ellas.

Supabase. La región principal del proyecto de ACTIVA es Virginia del Norte, Estados Unidos (us-east-1), para la base de datos, autenticación y archivos. Supabase informa que los registros técnicos se almacenan en centros de datos de la Unión Europea, y que puede existir acceso de soporte internacional y distribución de archivos mediante una red global, según la configuración y ubicación de los usuarios. Véase su información sobre ubicación y tratamiento internacional.

Vercel y Upstash. Vercel tiene como región principal Washington, D. C., Estados Unidos (iad1), y utiliza una red internacional de distribución y seguridad. La base de Upstash configurada para ACTIVA tiene como región principal Virginia del Norte, Estados Unidos (us-east-1). No tiene configuradas réplicas de lectura en otras regiones.

Resend. Almacena los datos del servicio de correo en Estados Unidos. La región desde la que se envía un mensaje es distinta de la ubicación de almacenamiento, conforme a su información de seguridad y tratamiento de datos.

Sentry. La región comunicada por ACTIVA es Estados Unidos, con almacenamiento de los eventos de diagnóstico en Iowa. Esa selección se refiere al almacenamiento; los accesos y demás tratamientos se rigen por las condiciones del proveedor. Véase su documentación sobre ubicación de datos.

ONVO y Odoo. ONVO declara utilizar infraestructura de Amazon Web Services, sin identificar en la documentación pública consultada el país o región aplicable a ACTIVA. La ubicación de Odoo depende de la modalidad de alojamiento y de la instalación que utiliza el contador; utilizar Odoo no identifica por sí solo el país donde se guardan los datos.

[Completar con ONVO los países de almacenamiento, procesamiento y respaldos; con el contador, el operador y los países de su instalación de Odoo. Revisar las condiciones contractuales y de tratamiento internacional aplicables antes de recabar la aceptación.]

A.10. Conservación por finalidad. Los datos no se conservan de forma indefinida por el solo hecho de haber tenido una cuenta. Se eliminan o se disocian de su identidad cuando dejan de ser necesarios para la finalidad informada, salvo una obligación legal o la conservación limitada que corresponda para atender una controversia concreta. La conservación de un comprobante fiscal o de una aceptación no justifica guardar también su fotografía.

A.11. Fotografías. La foto vigente se conserva mientras mantenga la cuenta y su autorización y sea necesaria para la verificación opcional. Al retirarla, sustituirla o cerrar la cuenta, deja de mostrarse de inmediato y el archivo se elimina del almacenamiento activo en un máximo de cinco días hábiles. La foto anterior no se conserva como historial de imágenes. Puede conservarse la evidencia mínima de autorización o retiro, separada del archivo de la fotografía. El tratamiento de respaldos se describe en A.14.

A.12. Plazos de conservación. Los siguientes son plazos máximos de la política de ACTIVA; se elimina antes lo que deje de ser necesario. Al vencer el plazo, los datos se eliminan del almacenamiento activo o se anonimizan de forma irreversible. Cambiar el nombre por un código no equivale por sí solo a anonimizar. Las copias residuales de recuperación se rigen por A.14 y no permanecen disponibles para el uso ordinario.

A.12.1. Cuenta y elegibilidad vigente. Se mantienen los datos de perfil y la condición de elegibilidad mientras sean necesarios para gestionar la cuenta y el acceso. Al cerrarse la cuenta, los datos operativos se eliminan en un máximo de cinco días hábiles, separando únicamente la evidencia que corresponda conservar conforme a A.12.7, A.12.8 y A.13. Cuando no exista membresía activa ni actividad del usuario durante doce meses consecutivos, ACTIVA avisa con treinta días naturales de anticipación al cierre por inactividad y permite solicitar su continuidad. No se cierra por esta vía una cuenta con un ciclo pagado vigente o una gestión de servicio pendiente.

A.12.2. Archivos de elegibilidad. Los archivos y listados de verificación se eliminan dentro de los treinta días naturales siguientes a su sustitución o al cese de su necesidad. La condición vigente se actualiza conforme a la relación con la empresa o asociación. Cuando una verificación sustente una contratación, se conserva por separado solo la evidencia mínima necesaria, sin mantener por ese motivo el listado completo de otras personas.

A.12.3. Reservas, visitas y créditos. El detalle operativo se conserva hasta doce meses desde la fecha de cada evento. Los registros mínimos que acrediten un cobro, devolución o liquidación al Centro se separan y conservan conforme a A.13; esta excepción no permite guardar el perfil completo ni la fotografía del miembro.

A.12.4. Soporte técnico. Los casos puramente técnicos se conservan hasta doce meses desde su cierre. Los adjuntos innecesarios se eliminan antes. Las comunicaciones sobre contratación, pagos, cancelaciones, devoluciones, liquidaciones o controversias se conservan como evidencia comercial conforme a A.13, limitadas a lo necesario.

A.12.5. Registros técnicos. Los registros de seguridad y diagnóstico se conservan hasta noventa días naturales desde el evento. No deben incluir fotografías, contraseñas, códigos completos de ingreso ni datos completos de tarjetas. Las credenciales y códigos de acceso se invalidan al vencer o revocarse; cualquier registro residual de esos códigos se elimina dentro de los siete días naturales siguientes, sin impedir la conservación separada de una constancia mínima de ingreso o incidente cuando corresponda.

A.12.6. Consultas sin contratación. Los datos de consultas e interés comercial recibidos por los canales de atención de ACTIVA relacionados con la plataforma, que no den lugar a una contratación ni a una controversia, se conservan hasta doce meses desde la última interacción de la persona, salvo la correspondencia comercial que deba conservarse conforme a A.13. No se prolonga el plazo por el solo envío de mensajes de ACTIVA.

A.12.7. Aceptaciones y retiros. La evidencia mínima de aceptación de términos y de autorizaciones se conserva mientras produzca efectos y durante cinco años desde que termine su aplicación a la persona. Para la autorización de fotografía, el plazo comienza con su retiro o el cierre de la cuenta; para los términos, al finalizar el último servicio al que se aplicó esa aceptación. Se conserva el identificador necesario, la versión, la finalidad, la fecha y hora y el acto de aceptación o retiro, sin conservar por ese motivo la fotografía. Los textos legales históricos pueden mantenerse sin límite temporal como documentos, separados de los vínculos personales cuya conservación haya vencido.

A.12.8. Excepciones y derechos. Una obligación legal concreta, una fiscalización, un reclamo o un proceso pendiente puede exigir conservar datos específicos durante el tiempo que corresponda. ACTIVA documenta el motivo y alcance, restringe el acceso, revisa la necesidad al menos cada seis meses y elimina los datos en un máximo de cinco días hábiles cuando desaparezca la causa y no subsista otro plazo aplicable. Una posibilidad genérica de reclamo no justifica retener toda la cuenta. Estos plazos no limitan el derecho a solicitar antes la supresión ni el plazo de resolución de A.16.

A.13. Documentación contable, fiscal y comercial. Las facturas, notas de crédito, comprobantes de pago, correspondencia comercial y registros mínimos que respaldan cobros, devoluciones y liquidaciones a Centros se conservan durante cinco años desde sus respectivas fechas, con el cómputo especial y las ampliaciones que imponga la normativa aplicable o una fiscalización o proceso pendiente. La conservación adicional se limita a los documentos y datos necesarios. Este archivo se mantiene con acceso restringido; no justifica conservar fotografías ni todos los datos operativos de la cuenta. Las copias necesarias para preservar documentos aún sujetos a esta obligación forman parte del archivo, y no se consideran datos ya eliminados a efectos de A.14.

A.14. Respaldos y eliminación residual. Después de eliminar un dato del almacenamiento activo, las copias de recuperación administradas directamente por ACTIVA se eliminan o expiran en un máximo de treinta días naturales. Las copias técnicas residuales mantenidas por proveedores que traten esos datos por cuenta de ACTIVA deben eliminarse o expirar en un máximo de noventa días naturales. Ambos plazos se cuentan desde la eliminación en almacenamiento activo, se utiliza el plazo menor que permita cada servicio y no se reinician por copiar o restaurar un respaldo. No son una autorización para seguir utilizando los datos eliminados.

A.14.1. Fotografías. ACTIVA no crea respaldos adicionales de fotografías de perfil ni un archivo histórico de imágenes. Conserva solo la foto vigente autorizada. Si un proveedor mantiene copias técnicas residuales de una foto eliminada, quedan aisladas del uso ordinario y sujetas al máximo de noventa días indicado en A.14. La imagen retirada deja de mostrarse de inmediato y su archivo activo se elimina dentro de los cinco días hábiles previstos en A.11; el plazo de respaldo no amplía ese plazo activo.

A.14.2. Acceso y restauración. Los respaldos se cifran y su acceso se limita al personal autorizado para recuperación y seguridad. No se consultan para publicidad, análisis ordinario o verificación de identidad. ACTIVA conserva una constancia mínima de eliminaciones y retiros separada de la copia que se restaure y vuelve a aplicar esas decisiones antes de habilitar el sistema recuperado. La restauración no debe volver a mostrar fotos retiradas, reactivar autorizaciones revocadas ni restablecer una renovación cancelada.

A.14.3. Archivo obligatorio. Los documentos que deban conservarse conforme a A.13 y las evidencias sujetas a A.12.8 se mantienen separados y limitados a esa finalidad. Cuando termine su plazo u obligación y se eliminen del almacenamiento activo, comienza el cómputo de eliminación residual de A.14. Una obligación sobre un documento concreto no habilita a retener un respaldo completo de la cuenta de forma indefinida.

A.15. Seguridad y límites de acceso. ACTIVA debe aplicar controles de acceso y medidas técnicas y organizativas acordes con la información tratada, limitar su uso a personal autorizado y exigir obligaciones equivalentes a sus encargados. El acceso de recepción a fotografías se limita a la verificación autorizada, sin habilitar su consulta libre como un directorio de miembros. Las incidencias se gestionan y se comunican conforme a las obligaciones aplicables.

A.16. Derechos y solicitudes. Puede solicitar acceso a sus datos, rectificación, supresión o retiro de una autorización escribiendo a soporte@4ctiva.com o mediante soporte de la aplicación. Indique la cuenta y su solicitud. La gestión es gratuita y se resuelve en el sentido que corresponda dentro de cinco días hábiles, conforme a la Ley N.° 8968 y su Reglamento. Si necesitamos verificar su identidad, utilizamos medios proporcionales; no se exige de forma general una copia completa de su identificación. Cuando una obligación legal impida eliminar un dato, se informa el motivo y se limita su conservación a esa finalidad.

A.17. Retiro y autoridad competente. El retiro de una autorización impide continuar el tratamiento sustentado en ella y no tiene efecto retroactivo. Retirar la autorización de fotografía no cancela la membresía, no modifica su preferencia de renovación y mantiene el ingreso con identificación a la vista. Puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), sin que sea obligatorio agotar primero el soporte de ACTIVA.

A.18. Publicidad y otros tratamientos. La foto de perfil no se utiliza para publicidad. Si ACTIVA desea utilizar su imagen en una campaña o evento, solicita entonces una autorización independiente que identifica la actividad, el material, los canales, la duración y cómo retirarla. No se solicita como condición de registro ni de acceso. El tratamiento propio de un Centro —por ejemplo, sus cámaras de seguridad o los datos de salud que requiera para un servicio— debe ser informado y sustentado por ese Centro; este aviso no constituye autorización para tales usos.

A.19. Comunicaciones del servicio. Las comunicaciones de cuenta, pagos, reservas y avisos contractuales son distintas de una autorización para utilizar su imagen en publicidad. Para recibir atención use soporte@4ctiva.com, en lugar de responder a un remitente automático.

A.20. Información y versiones. Este aviso y las autorizaciones específicas deben estar disponibles antes de solicitar los datos correspondientes. Consultar estos documentos, aceptar los Términos o continuar usando el servicio no sustituye una autorización específica que sea necesaria. ACTIVA identifica la versión presentada y registra las manifestaciones de autorización y retiro; los cambios de finalidad que lo requieran se someten a una nueva autorización.

Anexo B. Autorización de fotografía de perfil opcional

Esta autorización desarrolla la sección 13 y se interpreta junto con el Aviso de Privacidad (Anexo A). Su objeto es únicamente una fotografía de perfil para verificación humana de identidad. La publicación de este texto no significa que usted haya otorgado la autorización.

B.1. Usted elige. Puede utilizar ACTIVA sin subir una foto. No aportarla o retirar esta autorización no impide registrarse, comprar, reservar, generar su QR o código temporal, ingresar ni renovar, siempre que cumpla los demás requisitos del servicio. La foto no es una condición para acceder a los mismos servicios de su membresía.

B.2. Qué fotografía se utiliza. Si lo desea, puede subir o tomar desde la aplicación una fotografía actual de su propio rostro, que queda vinculada a su cuenta. No debe incorporar imágenes de otras personas. La autorización se obtiene antes de guardar la fotografía para esta finalidad.

B.3. Finalidad y alcance. La foto permite que el personal autorizado del Centro la compare visualmente con usted durante la verificación de identidad, para evitar que otra persona utilice su membresía. ACTIVA no realiza reconocimiento facial automatizado ni genera plantillas biométricas. La cámara de escaneo se utiliza para leer el QR; no se guardan fotografías de su rostro ni se realiza reconocimiento facial. Este procedimiento no autoriza vigilancia adicional.

B.4. Alternativa sin foto. Si no incorpora una fotografía, o después decide retirarla, ingresa con su QR o código temporal personal vigente y muestra su identificación al personal de recepción. El documento se revisa a la vista; no se fotografía, escanea ni conserva una copia dentro de este procedimiento. Esta alternativa no tiene costo adicional ni reduce los servicios contratados.

B.5. Quién puede verla. Puede consultarla el personal autorizado del Centro correspondiente dentro del procedimiento de verificación y el personal autorizado de ACTIVA cuando sea necesario para operación, seguridad o soporte. Los proveedores de infraestructura intervienen únicamente para prestar sus servicios conforme al Anexo A. La empresa o asociación no recibe su foto. El Centro no la descarga, copia, publica ni reutiliza.

B.6. Usos excluidos. Esta autorización no permite vender su foto, publicarla, utilizarla en publicidad, crear plantillas faciales, entrenar modelos con ella ni reutilizarla para una finalidad distinta de la verificación autorizada. La participación en una campaña o evento publicitario requiere una autorización independiente y específica; no se deduce de subir una foto de perfil.

B.7. Vigencia y sustitución. La autorización se mantiene mientras conserve la cuenta y no la retire, dentro de la finalidad descrita. Puede sustituir la fotografía por otra propia para la misma finalidad. La imagen anterior deja de mostrarse de inmediato y se elimina del almacenamiento activo en un máximo de cinco días hábiles; no se conserva un historial de fotos. Si antes retiró la autorización, volver a subir una fotografía requiere otorgarla de nuevo.

B.8. Retiro y eliminación. Puede retirar esta autorización y solicitar la eliminación desde la aplicación o a soporte@4ctiva.com. Al retirarla deja de mostrarse de inmediato la imagen y el archivo se elimina del almacenamiento activo en un máximo de cinco días hábiles. El cierre de la cuenta pone fin a esta autorización y aplica la misma eliminación. ACTIVA no crea respaldos adicionales ni un historial de fotografías. Las copias técnicas residuales del proveedor, si existen, quedan aisladas y expiran como máximo noventa días naturales después de la eliminación activa, conforme a A.14. La evidencia mínima de consentimiento se conserva separada según A.12.7; guardarla no autoriza a guardar también la imagen.

B.9. Membresía y renovación. Agregar, sustituir o retirar la foto no activa, cancela, suspende ni reactiva la renovación automática. Se conserva la preferencia que usted haya elegido. El acceso con identificación sigue sujeto a la vigencia de la membresía, créditos, reservas y demás condiciones generales, pero no a la existencia de una foto.

B.10. Manifestación separada. La opción de autorizar se presenta desmarcada por defecto y separada de la aceptación de los Términos y de cualquier autorización publicitaria. Puede continuar sin foto. ACTIVA conserva constancia de su decisión y de su eventual retiro con el identificador de cuenta, fecha, hora y versión del texto presentado.

B.11. Texto de la autorización. «Autorizo voluntariamente a 3-102-971466 S.R.L., operadora de ACTIVA, a almacenar mi fotografía de perfil y mostrarla al personal autorizado para la verificación visual de identidad descrita en este Anexo B. Entiendo que puedo continuar sin foto o retirar esta autorización, y utilizar mi QR o código temporal junto con mi identificación a la vista, sin afectar por ese motivo mi membresía ni mi decisión de renovación».

B.12. Consultas y derechos. Puede ejercer sus derechos y consultar sobre la conservación o eliminación en soporte@4ctiva.com. El responsable, los proveedores, el tratamiento fuera de Costa Rica, los plazos y la vía ante PRODHAB se detallan en el Anexo A.

— Fin de los Términos y Condiciones —

HISTORIAL DE VERSIONES
Versión 2026-10-09
Fecha prevista: 1 de noviembre de 2026
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ÚLTIMA VERSIÓN
Versión 2026-10-08
Entrada en vigor: 1 de noviembre de 2026
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